Buscamos el éxito pero la mayoría estamos implementando un práctica equivocada que nos han dicho por años que es saludable. Debes dejarla ¡YA!
Cuando hablamos de productividad usualmente nos referimos a la capacidad de lograr más con los mismo recursos o la de lograr lo mismo utilizando menos recursos.
El problema es que con mucha frecuenta confundimos el término "lograr" con "hacer" y es allí donde todo se descarrila, empezando por la misma productividad, que es lo que queríamos proteger en un principio.
¿Te ha pasado que terminas una jornada de trabajo en la que has hecho muchísimo, pero sientes que no has logrado concretar nada?
¿Has sentido que has invertido muchísimas horas en un proyecto, pero que al final de la semana los avances reales son mínimos?
¿Has llegado al final del día pensando: "Bueno, son las 6pm, terminé con todo lo que tenía que hacer, es hora de concentrarme en mi trabajo?".
Si es así, no estás solo.
En el mundo moderno, el acceso abrumador a información y la posibilidad de estar ultra conectados, generan una brutal sobrecarga de actividad durante el día a día. Toda esta actividad esta disfrazada de características positivas. Por ejemplo, las redes sociales "te permiten conectar con amigos que no ves hace tiempo" y nadie duda que parte del equilibrio en la vida es la vida social. El e-mail y el teléfono celular "te permiten estar conectado 24x7 con tu jefe, subordinados y trabajo" lo que facilita que en el negocio se tomen decisiones "en línea".
Bajo esta realidad, la presión sobre nuestra agenda se hace casi inmanejable.
El Espejismo de la Multi Tarea (Multitasking)
En los años '80 se cultivó la premisa de que los mejores profesionales eran aquellos capaces de hacer muchas cosas y al mismo tiempo.
Inclusive, los tests psicológicos para entrar a las empresas, empezaron a incluir pruebas que permitieran reconocer a los "Poderosos de la Multitarea."
Recuerdo en mi infancia que un profesor del colegio me dijo moviendo negativamente su cabeza que yo no podía "caminar y masticar un chicle al mismo tiempo" en clara alusión a mi "incapacidad" por ser un efectivo niño "multitarea".
De adulto, tuve un Jefe que volvió a machacar mi autoestima con un comentario similar: "Esteban, tú debes ser capaz de hablar conmigo por teléfono, mientras escribes tu informe y hacer ambas cosas con la mayor efectividad." Obviamente, yo no podía.
Para mi alivio y felicidad han emergido nuevos estudios y evidencias de que lo anterior es un despropósito. Realmente, las personas no somos capaces de maximizar nuestra productividad mediante el multitasking.
Cal Newport escribió un Libro llamado: "Deep Work: Reglas Para Un Éxito Enfocado En Un Mundo Distraído" y en él describe en profundidad las ventajas del trabajo profundamente enfocado, en la antípoda del multitasking. Aquí, cita evidencias de cómo el funcionamiento cerebral activa zonas que están dormidas durante lo que él denomina "trabajo superficial". Durante el "Multitasking", lo que prevalece en nuestra actividad cerebral es el trabajo superficial. El trabajo superficial es el que se da, cuando nuestra atención está dividida en varias actividades y no enfocamos más de 10 o 15 minutos a una actividad específica.
El tema es tan sensible, que la más mínima distracción, como voltear a ver qué Notificaciones de Whatsapp han entrado a tu pantalla del celular, puede traerte de vuelta al "Trabajo Superficial", aunque hayas estado en el más profundo estado durante los 45 minutos anteriores.
7 Errores Que Comete La Gente En Su Día A Día
Las personas, generalmente, tenemos la intención de maximizar nuestra productividad, tener éxito y hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, caemos en la trampa del "Trabajo Superficial". Casi siempre tiene que ver con hábitos improductivos que hemos desarrollado a lo largo de nuestras vidas, fruto de creencias limitantes. Los más comunes son:
Contestar los Emails inmediatamente. El paradigma es creer que un e-mail puede ser urgente y por lo tanto debe ser contestado en el acto para que no se acumule. Menos del 0,00001% de los emails son verdaderamente urgentes, por lo tanto, ¿qué problema habría con que se acumulen?
Tomar Todas Las Llamadas Telefónicas. Misma creencia que con el correo. Es cierto que una llamada tiene más chances de ser urgente que un email, pero la realidad también nos dice que REALMENTE urgentes son las llamadas de dos, tres o cuatro personas de nuestro entorno (esposo(a), padres, hijos o Jefe. Casi nadie más.).
No tener un Plan de Trabajo. Muchas personas dejan su día a la "Espontaneidad del Momento". Esta falta de planificación diaria los lleva a improvisar y trabajar según los dictados de la memoria o aquello que más les provoque de sus Listas de Tareas Pendientes. Este trabajo sin intención abre las puertas a la tentación de saltar de una tarea a otra, sin concretar nada, a lo largo de la jornada.
Falta de Tenacidad. Una máxima en los círculos de Alta Productividad es que "trabajo que se inicia, trabajo que se termina". Sin embargo, la falta de intención para la jornada engendra un nuevo mal que es la falta de tenacidad para finalizar las tareas. El fantasma del multitasking hace que las personas se cansen y se aburran rápidamente con lo que están haciendo y, abrumados por la cantidad de trabajo pendiente, salten de una tarea a otra, sin lograr nunca la acción focalizada que se requiere para multiplicar la velocidad y la excelencia.
Amar La Conexión Digital. Una cosa es que la tecnología moderna te distraiga con asuntos laborales de menor importancia - al menos, uno no puede controlar que otras personas quieran comunicarse con uno -. Pero es peor cuando se trata de nuestra propia adicción por las Redes Sociales, por los Gatitos de Youtube o por navegar en Google la que nos genera las distracciones. Ojo que no me refiero a la búsqueda de información en línea como parte del trabajo, me refiero a la improductiva y simple "navegación". Pasar el dedito por la pantalla del celular para ver el siguiente video, la foto de nuestros ídolos o el chisme del momento.
Reunionitis. Muchas personas me dicen que para ellos es imposible enfocarse, ya que son gente "muy ocupada" que tiene que atender miles de reuniones al día y que estas son impuestas por otras personas. A mí me divierte (y apena a la vez) ver cómo los paradigmas de las personas atentan contra su propio éxito y felicidad y se resisten a cambiarlos. En un estudio de la Corporación Virgin, identificaron que, en general, el 75% de las reuniones de trabajo son informativas y duran el doble de lo que podrían durar. Es decir, TODOS nosotros, podríamos reducir en un 75% nuestras reuniones y el 25% restante hacerlas durar la mitad. Si una reunión es informativa, que te envíen el acta, la lees y te enteras.
Aceptar Interrupciones. Muchas veces, al estar trabajando permitimos las interrupciones por parte de terceros. Usualmente ocurre porque somos víctimas de ese paradigma que dice que debemos ser "de puertas abiertas". Cuenta la historia, que uno de los exCEOs de Xerox quiso hacer un simbolismo sacando - literalmente - la puerta de su oficina para que cualquiera lo pudiera buscar en cualquier momento. Se arrepintió siempre. A partir de ese minuto, su agenda dejó de ser suya. Por populista. Durante tu trabajo profundo, tu puerta debe estar cerrada y nadie tiene, en principio, derecho a interrumpirte. Imagina que tienes hijos chicos y trabajas en casa. Les dirías, "interrumpan cuando quieran" o más bien, "no interrumpan a mamá (papá) hasta la hora del almuerzo que está trabajando". Pero caemos en la trampa y permitimos que las interrupciones físicas fluyan como las digitales.
No confundas Movimiento con Logro - Tony Robbins
Lo que quiere decir Tony Robbins con esta afirmación, es lo que ya dijo Stephen Covey hace más de tres décadas. No se trata de hacer más cada día. Se trata de hacer el 100% de las tareas apropiadas.
La Excelencia No Se Logra Raspando La Superficie - Cal Newport
Si buscas altos grados de productividad para alcanzar el éxito y llevar una vida más balanceada y satisfactoria, haz lo que señala Cal Newport. No caigas en las 7 trampas del multitasking. La excelencia se logra con trabajo profundo, fruto del esfuerzo intelectual intencionado y disciplinado.
Dice Brendon Burchard que uno debe dedicar el 60% de su agenda semanal a las Tareas Más Importantes. El resto es para labores administrativas.
Michael Hyatt indica que uno debe tener 3 Objetivos Críticos Diarios, alineados con 3 Objetivos Críticos Semanales que a su vez sirven a 3 Objetivos Críticos Trimestrales.
Finalmente, Gary Keller habla de "Una Sola Cosa", cada día, cada semana, cada trimestre.
Son visiones similares de lo mismo. Uno debe encontrar qué es lo mejor cada día, pero el enfoque es similar. Tim Ferris va más allá en su libro "La Semana de 4 Horas" donde te pregunta que harías si solo pudieras trabajar 4 horas a la semana (imagina que fue por prescripción médica). ¿Qué estarías haciendo y qué dejarías de hacer?
5 Claves Para Romper Con El Multitasking
Ten Objetivos Diarios. Debemos tener Claridad total sobre la Jornada antes de comenzar. Este simple ejercicio de visualización diaria, genera inmediatamente un estallido de Intención y Enfoque en el Trabajo. Uno empieza a ponderar y a pensar de manera más dirigida. Jim Rohn decía: "Nunca empieces un día sin haberlo terminado antes en Papel". Se trata de saber qué queremos LOGRAR cada día y LUEGO determinar qué es lo que vamos a hacer.
Prepara tu NO LISTA DE TAREAS. Estamos acostumbrados a armar la Lista de Tareas. Ese Menú interminable de miles de cosas que hay por hacer. Yo te propongo que armes una lista de lo que NO vas a hacer ni permitir en el día. En mi NO LISTA de Tareas figuran cosas como: ingresar a redes sociales durante el día, contestar correos o atender llamadas fuera mi entorno crítico antes de la 1pm, aceptar interrupciones / distracciones, etc.
Agrupa en Bloques. Al armar tu Planner Diario, agrupa en bloques de actividades. Por ejemplo, la TMI 1 podría ir de 8am a 10am y la TMI 2 podría ir de 10am a 1pm. De 1pm a 1.30pm responder correos y mensajes. De 3pm a 5pm reuniones varias con tu equipo, visitas de ventas, atención a proveedores, etc. Utilizar grandes bloques, en muchos casos permite "matar" un conjunto de tareas pequeñas y abordarlas de manera enfocada. Si voy a contestar correos, me enfoco en eso durante 30 o 60 minutos y listo (en mi NO LISTA DE TAREAS figurará algo como: "no contestar correos innecesariamente o por cortesía")
Elimina la Distracción Digital. Este es un compromiso personal, que es más fácil de implementar de lo que uno cree. Consiste en desarrollar el sencillo hábito de no mirar el celular y mantener cerrado el Outlook durante períodos de 2 o 3 horas. Además incluye el compromiso de no entrar a navegar a Redes Sociales o Google. Desactiva TODAS las notificaciones de tu celular y amárrate las manos. Verás como tu día es más sano y productivo. Revísalo solo en los espacios reservados para eso.
Aprender a Decir Que NO. Estoy preparando todo un artículo sobre el Arte de Decir Que No, pero la recomendación es esa. Es simple. Di que no a Reuniones, a interrupciones, a llamadas, a invitaciones a participar en presentaciones. Cada vez que surja una interrupción o llamada, pregúntate qué pierdes en tus Objetivos Personales si le haces caso. Qué suma ir a una reunión, pero sobretodo: QUÉ RESTA!...QUÉ TE RESTA! Dile que no a contestar el teléfono, a contestar correos a los ladrones del tiempo en general.
Si Toma Más De Dos Minutos En Resolverse, Deberá Esperar Un Lugar En Tu Agenda, Sino, Resuélvelo Ya. - David Allen
Quiero proponerte un Reto. Es la Dieta Digital. Básicamente consiste en que por los próximos 5 días, implementes de manera consciente la Eliminación de Distracción Digital. El reto consiste en hacer lo que aquí decimos: elimina las notificaciones, no lo consultes, más que en los momentos específicos que tú definas (ojalá menos de 3 veces al día) y no entres proactivamente a las redes sociales, sino hasta la hora del almuerzo o la noche.
Siempre recuerda:
Si honras la vida, entonces veneras la Administración del Tiempo
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Esteban