Cómo lograr más aunque le falten horas a tu día
Actualizado: 26 feb 2020
"Quisiera que me regalen algunas horas más en el día, para poder cumplir con todo lo que me toca hacer. Con eso, puedo pensar en tener un balance".
Imagina que terminas cada semana y cuando te pregunten: “qué tal estuvo tu semana”, tú pudieras responder: “Excelente. Logré todo lo que me había propuesto”.
Qué dirías si te dijera que eso no solo es posible, sino que, además, lo puedes hacer minimizando tus niveles de stress, disfrutando mucho más de tu trabajo, liberando varias horas para ti, tu familia u otros proyectos (yo liberé 10 horas la primera semana).
Cuando le cuento a las personas todo lo que he logrado en mi vida utilizando esta única y simple idea, me preguntan si soy alguna especie de mago o derechamente no me lo creen.
Desde la primera semana vi cambios y al poco tiempo logré hacer crecer mi negocio en más de 75%, con altísima calidad, disminuí radicalmente mi stress – al 10% o menos – y además liberé importantes horas semanales, no solo para practicar mis hobbies, sino para estar con mis hijos pequeños, a quienes acuesto cada noche, contándoles una historia, además de llevarlos todos los sábados a sus prácticas de fútbol y rugby, dejando los domingos como un día sagrado para pasarlo en familia.
Sí! Todo utilizando este sencillo concepto que voy a compartir contigo.
Antes, déjame contarte una historia…
Como seguramente ya sabes, hace algunos años trabajaba para una gran empresa multinacional como gerente. Siempre me ha gustado trabajar duro y soy bastante orientado a resultados, así que mi lista de pendientes siempre andaba bien nutrida.
Como cualquier persona esforzada, llegaba al final de cada día, con una tonelada de pendientes, muy cansado y con la continua sensación de que me faltaban más horas para terminar mi trabajo. Un día mi esposa me preguntó qué quería para mi cumpleaños y le dije: “me harías tremendamente feliz, si logras que de aquí a fin de año mis días tengan 30 horas en lugar de 24”.
Bueno, eso no es posible. Veía el más reciente documental sobre Bill Gates en Netflix, en el que su secretaria menciona un hecho no menor. Decía: “Bill es muy organizado y extremadamente puntual. Ni siquiera él, con todo su dinero puede comprar más tiempo. Probablemente, sea lo único que no puede comprar”.
Y es así. El día sólo va a tener 24 horas. Siempre.
Y nosotros, solo vamos a tener una vida, una juventud y una cantidad de energía limitada cada día para hacer lo que tenemos que hacer. Por eso pienso que, aunque tuviéramos 30 horas cada día, no habría diferencia. Estaríamos muy cansados como para generar algo adicional relevante de manera sostenida.
¡Es que el problema no es la falta de tiempo!
El error común es atribuirle a la “falta de tiempo” la responsabilidad de nuestra falta de satisfacción laboral, de resultados y de balance en la vida.
Seguramente, puedes identificarte con mi historia. Trabajas duro, haces mucho cada día, pero al final de la semana, con frecuencia, te quedas con la sensación de que has avanzado poco, pese al grandísimo esfuerzo y la cantidad de reuniones, correos, informes y comunicaciones que has tenido.
¿Te ha pasado alguna vez que terminas el día, luego de trabajar muy duro, hacer miles de cosas y te quedas con la sensación de “hice mucho pero no tuve tiempo de hacer mi trabajo?".
Todos estos, son síntomas de lo mismo.
El problema está mal definido.
No se trata de hacer más en el día, se trata de LOGRAR más de lo realmente significativo.
Esta idea puede parecer simple, pero envuelve TODA la diferencia entre la gente altamente productiva que logra avanzar y obtiene resultados significativos y la que no.
Yo también creía que se trataba de hacer más.
Si has tratado de hacer listas de tareas, has decidido diferentes criterios para abordar tus pendientes – comenzar por lo fácil, comenzar por lo feo, comenzar por las reuniones, comenzar por donde sea que quieras comenzar – y nada parece funcionar, créeme que te entiendo.
Es fácil frustrarse y pensar que eso de la alta productividad tiene un límite para uno y que lo que leemos en los libros es solo teoría.
Pero ¡No!
En la historia que te contaba, siempre quise ser destacado por mi productividad. Y creo que era bastante bueno…pero realmente no lo era…
También manejaba una lista de pendientes y mi lista era gigante, más grande al final de cada día, yo hacía más y más, me enfocaba, me concentraba, me esforzaba, era disciplinado, pero no parecía suficiente. El trabajo duro no parecía hacerme sentir mejor.
Es cierto, mucha gente me consideraba una especie de robot. Pero la realidad muestra que solo unas pocas semanas después de implementar un sencillo cambio en mi manera de pensar, mi productividad se disparó.
Un día, volviendo de un viaje con mi esposa, compré un libro que me llamó la atención, para entretenerme en el avión.
¡Quién diría que terminaría cambiándome la vida!
…y por muchas razones…
La primera y la fundamental, es que trajo a mi mente el concepto central que para mi significó el cambio total en mi manera de trabajar y la causa de muchos de mis éxitos posteriores.
La Tarea Más Importante – T. M. I.
La idea central sobre la que se construye la productividad tiene que ver con la capacidad de enfocarnos en pocas cosas. Ser productivo no es sobre hacer mucho en poco tiempo.
Ser productivo tiene que ver con TENER UN IMPACTO significativo en el tiempo correcto.
Y este cambio de paradigma lo es todo a la hora de hablar no solo de productividad personal, sino de cambiar la forma en la que vivimos.
Esta idea a mi, me ha permitido varias cosas:
Ganar más dinero que antes (productividad medida desde la rentabilidad)
Ser mucho más feliz. Ando menos estresado y disfruto cada cosa que hago
Ser más sano. Hago más deporte y soy más optimista
No me malinterpretes, esta no es una receta para ganar dinero fácil. Yo trabajo durísimo y doy lo mejor de mi en mis emprendimientos, pero no dependo de 18 horas al día, una pésima salud y sacrificar el ver crecer a mis hijos a cambio.
La Herramienta Central de este proceso se llama La Tarea Más Importante (T. M. I.).
El concepto lo obtuve de una afirmación de Kevin Kruse (15 Cosas que Hace la Gente Exitosa para Administrar su Tiempo), que para mi fue reveladora. Dice más o menos así: “No hagas listas de tareas, prepara agendas semanales. En el mapa semanal de lo que te toca hacer, cada día debe incluir y comenzar con la TMI. Cada día. Cada Semana. Las 3 o 4 primeras horas de tu día se enfocan en la TMI”.
El principio que rige esta idea es el siguiente.
Tú tienes que tener claro que es lo clave cada semana para estar más cerca de tus objetivos (personales, de negocios, familiares, etc).
Cómo implementar la TMI y multiplicar tu productividad desde la primera semana
Todos sabemos lo que significa tener una buena semana. Entonces, al inicio de cada semana, debes hacer un pequeño ejercicio de visualización, en el que te preguntes: “Terminada esta semana, cuando mi pareja o algún amigo me pregunte “cómo estuvo mi semana”, qué tendría que haber pasado – una sola cosa, máximo dos, ultra críticas – para poderles responder: “semana dura, pero super exitosa”.
Es una falacia cuando alguien te dice que tiene que lograr muchas cosas en una semana. Siempre hay una jerarquía. ¡SIEMPRE!
Por ejemplo, esta semana, mi reto clave podría ser:
Tener la aprobación del Gerente General al informe sobre el Proyecto X
Cerrar un negocio crítico para el siguiente año
Lograr una reunión con un potencial cliente VIP
Lograr la aprobación del presupuesto para la Iniciativa Y
Presentar el presupuesto del siguiente año del área
Realizar el cierre contable
Y miles de etcéteras. Siempre habrá un objetivo para esta semana, que sea más crítico que todos los demás. Y así, todas las semanas.
Si no tienes un objetivo relevante cada semana, tu problema no es el tiempo, sino la falta de Norte. La Falta de Claridad.
El principio de la T. M. I. dice que es eso en lo que debes enfocarte prioritariamente.
Lo que yo hago cada semana y me ha funcionado de las mil maravillas es lo siguiente:
Una vez que identifico ese objetivo crítico prioritario de cada semana, destino lo mejor de mi mente, de mi esfuerzo, de mi energía a servirlo efectivamente. Nada más importa. Realmente, nada más. Implica eso que tengo que dejar de hacer algunas cosas, dejar correos sin contestar o decir que no a algunas reuniones. ¡Por supuesto que sí! Ninguna de esas tareas es más importante que mi TMI. Es más, la mayoría de ellas no son siquiera importantes.
El siguiente paso es organizarme. Ya sé qué tengo que lograr. Ahora, mapeo todas las actividades / tareas específicas que debo realizar para lograr el objetivo. Por ejemplo. Si el jueves tengo que entregarle un reporte importante al Gerente General, pues entre las tareas clave estarán la recopilación de información, la redacción del informe, la estructuración del powerpoint y prepararme para brillar el día de la presentación. Nunca debes dejar en tu mente todas las tareas. Debes descargarlas. Hacerles “Download” desde tu cerebro, como los archivos de la computadora. La mente es frágil y solo se acuerda de 3 o 4 cosas, de corto plazo. Cuando ejercitamos la descarga, aparecen todas las piezas del rompecabezas. Al escribirlas las hacemos parte de nuestra acción. Como seguramente tendremos muchas tareas específicas, debo ser capaz de elegir las acciones críticas. Aquí pienso en el mensaje central de Gary Keller en su fantástico libro: The One Thing. Básicamente respondo a esta pregunta: “Cuál es aquella única tarea que si yo la hago, todo lo demás podrá ser más fácil o irrelevante.” Con esta idea elijo mis TMIs críticas para la semana.
El tercer paso es bloquear la agenda. Esto puede parecer trivial. No lo es. Es tan importante cómo elegir la TMI y ejecutarla. Por principio, si no lo agendas, si no le pones fecha y hora, esa tarea NUNCA ocurrirá. Si no lo agendas formalmente, tus horas de la semana estarán tarde o temprano, abiertas para atender cualquier requerimiento secundario o irrelevante que se te presente. Al agendarlo formalmente en nuestro calendario asumimos un compromiso. Es como cuando te citan para una reunión. Si no está en el calendario, lo más probable es que te olvides, llegues tarde o simplemente vayas sin prepararte. Al ponerla en el calendario, existe un compromiso de acción y emocional. Entonces, tu agenda debe tener bloquedas las horas. No se trata de cualquier hora del día. Deben ser las primeras horas de cada día. Esto es crítico. Si tienes que presentarle un informe al Gerente el día jueves, tu agenda tendrá bloqueados el lunes, el martes y el miércoles de 8am a 11am, por ejemplo. Mientras más temprano, mejor. Existe una razón fundamental para esto. Esas son las mejores horas de tu energía y capacidad mental. Está comprobado por la ciencia. El 95% de las personas funcionan de manera más lucida temprano por la mañana. Si piensas que eres “ave nocturna” y tu cerebro funciona mejor de noche, te tengo una mala noticia. Simplemente eres muy improductivo. Levántate temprano y verás la diferencia. A mí me pasó.
Finalmente, viene el paso clave. Yo le llamo Disciplina de Ejecución. La Disciplina de Ejecución tiene que ver con llevar a cabo la tarea planificada. Hacer que las cosas sucedan. Entonces, si yo identifiqué que mi TMI del lunes era realizar la investigación y el relevo de la información para preparar el informe para el Gerente General del Jueves y le asigné de 8am a 11am a la ejecución, pues esas tres horas se las dedicaré a esa labor. Pero OJO!:
Sin interrupciones. Nada de Correos, Nada de Redes Sociales, Puerta Cerrada. No se atiende a nadie. Solo a tu esposo(a) si es extremadamente urgente.
Nada de distracciones. Cal Newport escribió un Libro llamado “Deep Work” (Trabajo Profundo) en el que detalla la importancia de trabajar ultra enfocado en una sola cosa a la vez. Nuestro cerebro activa diferentes niveles de creatividad, velocidad y ejecución que son imposibles de lograr en intervalos cortos. Con esta idea, nada de Multitasking, responder correos, navegar la red (para otra cosa que no sea específicamente tu TMI), salir por un cafecito o hablar con alguien en el pasillo. Simplemente. Foco extremo. Puedes ir al baño, si quieres, pero aguántate si es posible.
Lo que se empieza se termina. Si le asignas 3 horas a tu TMI, significa que debe estar finalizada en esas 3 horas. Si necesitas más, asígnale más. Bajo ninguna circunstancia, debes terminar la actividad sin haber finalizado la tarea. Por eso el enfoque es fundamental. Cada día.
Y a continuación, cómo ponerlo en práctica hoy mismo
“Cambiar depende solo de ti mismo. Todos estos conceptos son y serán teóricos, mientras sean letras en esta publicación. El cambio se dará cuando los pongas en práctica y los perfecciones con el tiempo. A mi me cambiaron la vida”.
Te reto a seguir con estos principios hoy mismo.
Esta es tu tarea para ponerlo en práctica:
Cuál es tu reto / objetivo crítico esta semana. Responde a: Qué tendría que pasar para que el sábado pueda responder: Mi semana fue un éxito. Una sola meta, por ahora. La meta de la semana puede ser lograr un avance en una meta más grande.
Cuáles son las actividades que debo realizar para poder cumplir dicha meta. Extrae de tu cerebro todo lo que hay que hacer y luego elige las 3, 4 o 5 TMIs. Aquello que si lo haces generará un impacto muy grande y hará que todo lo demás sea más fácil o innecesario.
Agenda las TMIs en tu Outlook, Calendario, Agenda Física, Cuaderno o lo que utilices. Asígnale las 3 o 4 primeras horas de cada día. Si tienes otra reunión programada, muévela. No es tan importante como tu TMI. Si es con tu Jefe, explícale que necesitas esas horas para tu TMI y reprográmala o que te exima por esta vez. Lo va a entender.
Ejecuta con disciplina. Foco total. Disciplina.
Cuando hayas ejecutado, deja tus comentarios en nuestra página de Facebook. Comparte tu experiencia. Comparte tus resultados. Comparte fotos de tu Agenda.
Mientras más de nosotros adoptemos estos buenos hábitos, mejores serán nuestras empresas, nuestra sociedad y nuestro país.
Comparte todo, para que más gente se beneficie.
Siempre recuerda que quien enseña, aprende doble.
Nos vemos la próxima semana.
Un abrazo grande,
Esteban
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